Projekt przeniesienia biura

Planowanie projektu przeniesienia biura
Jak w przypadku każdego dużego projektu, właściwe planowanie i organizacja są kluczem do udanej przeprowadzki biura. Po podjęciu decyzji o przeprowadzce, pierwszym zadaniem jest stworzenie planu projektu przeniesienia biura. To jeden z najważniejszych kroków w przeprowadzce biura.

Plan przeniesienia biura określa zadania niezbędne do wykonania udanej przeprowadzki. Powinien również określać, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie i kiedy zadania muszą zostać zakończone.

Tworząc zarys każdego kroku w procesie przeprowadzki, zapewniasz wykonanie niezbędnych zadań w wymaganych ramach czasowych. Postępując zgodnie z dobrym planem projektu, przestoje i utrata produktywności są ograniczone do minimum, ponieważ przenoszenie jest pomyślnie zakończone na czas i zgodnie z budżetem. Może się udać przeprowadzka tanio.

Teraz, gdy omówiliśmy powody, dla których potrzebujesz dobrego planu projektu przeniesienia biura, porozmawiajmy o tym, jak go utworzyć.

Jak utworzyć plan projektu przeniesienia biura

Określ, kto będzie główną osobą odpowiedzialną za przeprowadzkę, czy to Ty, czy ktoś inny w Twojej firmie. Ta osoba będzie służyć jako koordynator przeprowadzki w biurze. Powinien być świetnym organizatorem, mieć uprawnienia do reprezentowania Twojej firmy i być w stanie podejmować błyskawiczne decyzje w razie potrzeby.
Wybierz mały zespół planowania projektu. Koordynator przeprowadzki w biurze będzie pełnił rolę lidera tego zespołu, a zespół wspólnie stworzy plan przeniesienia biura.
Poznaj lub określ kluczowe daty, takie jak bieżące zakończenie najmu, preferowana data przeprowadzki, podpisanie nowej umowy najmu, rozpoczęcie i zakończenie budowy nowego biura oraz ostateczna data zakończenia przeprowadzki.
Oszacuj budżet przeprowadzki. Należy je okresowo sprawdzać w trakcie całego procesu przenoszenia, aby upewnić się, że przenoszenie nie przekracza budżetu.
Opracuj plan projektu dostosowany do przeniesienia biura. Możesz skorzystać ze wskazówek, co należy uwzględnić, takich jak te podane poniżej, ale najlepszy plan projektu to taki, który został utworzony specjalnie na potrzeby przeprowadzki do Twojego biura. Zbuduj plan w dokumencie Word lub arkuszu kalkulacyjnym Excel ( Arkusze Google będą działać dobrze). Wypisz wszystkie zadania, które należy wykonać, aby wykonać ruch, kto będzie za nie odpowiedzialny i kiedy zadanie powinno zostać ukończone.
Wskazówki dotyczące tworzenia planu relokacji, co należy uwzględnić
Każde przeniesienie biura jest inne, więc Ty (wraz ze swoim zespołem) będziecie musieli zdecydować, jakie zadania uwzględnić w planie konkretnego projektu. Priorytetem jest upewnienie się, że każdy szczegół zostanie uwzględniony w ustalonych ramach czasowych i budżecie. Poniżej znajduje się kilka wskazówek dotyczących udanej przeprowadzki biura:

Przed utworzeniem planu projektu zdecyduj, czy będziesz korzystać z przeniesień pełnej usługi. Jeśli pracujesz z firmą zajmującą się pełną obsługą, szczegółami fizycznego przeniesienia może zająć się profesjonalny koordynator przeprowadzek. Twój przenosiciel będzie zarządzał przeniesieniem za Ciebie, więc te szczegóły nie muszą być uwzględnione w planie projektu. Będziesz jednak musiał uwzględnić w swoim planie proces wyboru najlepszych przeprowadzek biurowych z pełną obsługą .
Jak najwcześniej poinformuj pracowników o nadchodzącej przeprowadzce. Jeśli przeprowadzasz się na duże odległości, omów pakiety relokacyjne. Informuj pracowników w trakcie całego procesu za pośrednictwem regularnych wiadomości e-mail, zamieszczonych ogłoszeń i ogłoszeń podczas spotkań firmowych. Możesz również przygotować często zadawane pytania dotyczące relokacji lub wytyczne, aby odpowiedzieć na wiele przewidywanych pytań.

Określ wymaganą przestrzeń potrzebną w nowym biurze. Rozważ przyszły wzrost.

Wybierz nową lokalizację biura i negocjuj umowę najmu. Zdecyduj z wyprzedzeniem, jakiego rodzaju i długości najmu potrzebujesz.
Pracuj z planistą przestrzeni biurowej przy projektowaniu i budowaniu Poznaj wymiary nowej przestrzeni.
Planując nową infrastrukturę biurową, współpracuj z szefem działu IT.
Przeprowadzka biura to dobry moment na wymianę przestarzałego sprzętu i wyposażenia. Przeprowadź inwentaryzację i zdecyduj, które elementy zostaną przeniesione lub wymienione. Zdecyduj również, w jaki sposób pozbędziesz się przestarzałych mebli i wyposażenia biurowego .
Przeniesienie zapewnia również doskonałą okazję do usunięcia niepotrzebnych plików i przeniesienia zapisów papierowych do formatu cyfrowego. Możesz również rozważyć przechowywanie danych poza siedzibą firmy, aby zwolnić miejsce w biurze.
Zaktualizuj wszystkie materiały marketingowe, w tym witrynę internetową firmy i cytaty online , broszury, materiały stacjonarne, wizytówki itp.
Powiadom klientów i dostawców o zbliżającej się przeprowadzce. Skorzystaj z okazji, aby wielokrotnie komunikować się z obecnymi, byłymi i potencjalnymi klientami w trakcie procesu relokacji. Ogłoś nadchodzący ruch. Jeśli przeprowadzasz się w związku z rozwojem firmy, z dumą powiedz o tym klientom i dostawcom. Później wyślij aktualne informacje o planach przeprowadzki, a następnie ogłoś zakończenie przeprowadzki.
Zapoznaj się z 20 wskazówkami dotyczącymi płynniejszego przemieszczania się biura i innymi wskazówkami dotyczącymi przeniesienia biura dostępnymi tutaj .
Poświęć tyle czasu, ile potrzeba, na stworzenie planu projektu przeniesienia biura. W razie potrzeby udoskonalaj plan w całym procesie relokacji i okresowo sprawdzaj u osób odpowiedzialnych za każde zadanie, aby upewnić się, że zadania zostały wykonane zgodnie z harmonogramem. Zbudowanie i przestrzeganie dobrego planu zapewni organizacji, że przeniesienie biura musi być udaną przeprowadzką na czas i zgodnie z budżetem.